Регламент Министерства сельского хозяйства Челябинской области
Загрузить Регламент Министерства (pdf)
Регламент Министерства сельского хозяйства Челябинской области
Утверждён приказом Министерства сельского хозяйства Челябинской области от 26.01.2021 № 38
Читать / скачать текст Регламента
I. Общие положения1. Настоящий Регламент Министерства сельского хозяйства Челябинской области (далее именуется - Регламент) устанавливает правила организации деятельности Министерства сельского хозяйства Челябинской области (далее именуется - Министерство) по реализации его полномочий.
2. Организация деятельности Министерства основывается на общепризнанных принципах и нормах международного права, Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законах, федеральных законах, нормативных актах Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законах Челябинской области, нормативных актах Губернатора Челябинской области (далее именуется - Губернатор) и Правительства Челябинской области (далее именуется - Правительство), постановления Губернатора Челябинской области от 09.08.2004 г. № 407 «Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Министерства сельского хозяйства Челябинской области» (далее именуется - Положение о Министерстве).
3. Министерство является органом исполнительной власти Челябинской области.
II. Структура и организация деятельности Министерства
4. Структура Министерства включает в себя руководство Министерства (Министра, первого заместителя Министра и заместителей Министра), структурные подразделения по основным направлениям деятельности согласно Положению о Министерстве.
5. Направления деятельности и компетенция структурных подразделений определены в положениях о структурных подразделениях, утверждаемых Министром.
6. Первый заместитель Министра, заместители Министра (далее именуется – заместители Министра) и сотрудники структурных подразделений Министерства в пределах установленных направлений деятельности осуществляют функции в соответствии с Положением о Министерстве, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и другими локальными нормативными актами Министерства.
7. Организационное обеспечение деятельности Министра осуществляется отделом делопроизводства.
8. Работники Министерства при выполнении своих обязанностей руководствуются настоящим Регламентом, Положением о Министерстве, инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012г. № 410-р и утвержденными в установленном порядке должностными регламентами, должностными инструкциями и приказами Министерства, административными регламентами исполнения государственных функций, административными регламентами предоставления государственных услуг, иными нормативными правовыми актами.
III. Полномочия руководителей в Министерстве
9. Министерство возглавляет Министр сельского хозяйства Челябинской области (далее именуется - Министр), назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором. Министр имеет первого заместителя и заместителей.
10. Министр руководит деятельностью Министерства. В отсутствии Министра его полномочия осуществляют: первый заместитель Министра, заместители Министра на основании соответствующего приказа.
11. Министр:
а) организует деятельность Министерства и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство функций;
б) распределяет обязанности между заместителями Министра;
в) в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности работников Министерства;
д) решает в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Министерстве, принимает решение о поощрении работников Министерства и применении к ним мер дисциплинарного взыскания;
д) дает поручения заместителям Министра, руководителям подведомственных учреждений, руководителям структурных подразделений и контролирует их исполнение;
е) издает приказы, имеющие нормативный характер, а по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Министерства - приказы и распоряжения ненормативного характера, подписывает другие акты Министерства;
ж) в установленном порядке назначает на должность и освобождает от должности руководителей подведомственных организаций, заключает, изменяет и расторгает с указанными руководителями трудовые договоры;
з) осуществляет другие полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12. Заместители Министра, назначаемые на должность и освобождаемые от должности Губернатором, представляют Министерство по отдельным вопросам сфер его деятельности, организуют и координируют осуществление функций Министерства в соответствии с Положением о Министерстве, настоящим Регламентом, распределением обязанностей между Министром и его заместителями, утвержденным приказом Министра, поручениями (указаниями) Министра. Заместители Министра направляют и контролируют работу руководителей структурных подразделений Министерства, подведомственных учреждений и предприятий и принимают решения по отнесенным к их ведению вопросам.
13. Руководство деятельностью структурных подразделений Министерства осуществляют их руководители, назначаемые на должность и освобождаемые от должности Министром в установленном порядке.
Руководители структурных подразделений Министерства организуют и контролируют деятельность работников, устанавливают порядок взаимодействия между ними и организуют их взаимозаменяемость.
Руководители структурных подразделений представляют Министерство в соответствии с полномочиями, определенными в настоящем Регламенте, положении о структурном подразделении, должностном регламенте, а также на основании отдельных устных и письменных поручений Министра и заместителей Министра по направлениям их деятельности.
Поручения, содержащиеся в письменной резолюции Министра и заместителей Министра по направлениям их деятельности, оформляются на бланке для резолюций Министра и отмечаются в системе электронного документооборота. Устные поручения Министра по распоряжению так же могут оформляться в виде резолюций и закрепляться сотрудником отдела делопроизводства в системе электронного документооборота или иным доступным способом.
14. Работники Министерства могут наделяться правом представления интересов Министерства в различных инстанциях и входить в состав межведомственных рабочих групп и комиссий. Количественный и персональный состав представителей Министерства определяется в каждом конкретном случае Министром, либо по его поручению заместителем Министра, осуществляющим руководство соответствующим направлением деятельности.
15. Деятельность Министерства является открытой для общественности в пределах, установленных законодательством Российской Федерации.
16. Организация работы по отдельным направлениям деятельности Министерства, а также конкретным процедурам регламентируется приказами и иными нормативными правовыми актами Министерства.
IV. Планирование работы
17. Порядок планирования и организации деятельности Министерства определяется распоряжением Губернатора Челябинской области
от 20.05.2015 г. № 472-р «О Регламенте взаимодействия Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, органов исполнительной власти Челябинской области» (вместе с «Регламентом взаимодействия Аппарата Губернатора и Правительства Челябинской области, органов исполнительной власти Челябинской области»).
18. Проект годового плана работы Министерства представляется для согласования курирующему заместителю Губернатора области по направлению деятельности за 60 календарных дней до начала следующего года.
19. Подготовка проекта годового плана Министерства осуществляется отделом по аграрной политике.
20. Предложения в проект годового плана, согласованные заместителями Министра, представляются руководителями структурных подразделений Министерства в отдел по аграрной политике на основании планов структурных подразделений, разработанных за 70 календарных дней до начала следующего года и утверждённых руководителями структурных подразделений.
21. Предложения о направлении работников Министерства на повышение квалификации, обучение, для участия в семинарах и других мероприятиях согласовываются с управлением правового и кадрового обеспечения.
22. Предложения о проведении конференций, семинаров, совещаний и иных мероприятий, требующих финансовых затрат, также согласовываются с заместителем Министра, отвечающим за финансирование.
23. Предложения о проведении мероприятий, предусматривающих участие нескольких структурных подразделений Министерства, предварительно согласовываются со всеми руководителями участвующих структурных подразделений.
24. План основных организационных мероприятий Министерства утверждается Министром. Контроль исполнения планов Министерства осуществляется отделом по аграрной политике.
25. Изменение перечня мер, сроков выполнения плановых мероприятий и/или их отмена допускаются с согласования Министра. О получении такого разрешения руководитель структурного подразделения, являющегося головным исполнителем, информирует отдел по аграрной политике либо иное структурное подразделение, осуществляющее контроль исполнения планового мероприятия.
26. Ответственность за планирование работы и исполнение планов структурных подразделений Министерства возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечить своевременную подготовку и исполнение планов.
27. Ежеквартально руководители структурных подразделений Министерства ведут учет исполнения плановых мероприятий, анализируют результаты и предоставляют отчеты о выполнении плановых мероприятий в отдел по аграрной политике для обобщения и представления Министру.
V. Организация работы координационных и совещательных органов, рабочих групп, коллегии Министерства
28. Для обеспечения согласованных действий при решении определенного круга задач Министерство вправе создавать координационные и совещательные органы (комиссии, советы и др.). Для участия в указанных органах могут приглашаться представители иных органов исполнительной власти Челябинской области, а также сотрудники иных организаций с их согласия.
29. Для подготовки проектов нормативных правовых актов и в иных целях рабочие группы образуются в соответствии с приказом Министерства. В необходимых случаях приказом утверждается план мероприятий, проводимых рабочей группой, в остальных случаях план работы рабочей группы определяется ее руководителем.
Рабочие группы возглавляются заместителем Министра или руководителем соответствующего структурного подразделения.
30. Для участия в работе органов (общественных комиссий, советов, рабочих групп и др.) по обращениям органов исполнительной власти Челябинской области, общественных объединений и иных организаций представители Министерства направляются по решению Министра.
31. Коллегия Министерства (далее именуется – коллегия) является совещательным органом, образуется и возглавляется Министром. Деятельность коллегии регулируется Положением о коллегии, утвержденным приказом Министерства.
32. Своевременность и качество подготовки документов для заседаний коллегии обеспечивают члены коллегии и руководители структурных подразделений Министерства, ответственные за подготовку соответствующего вопроса.
Обобщение документов, представляемых на заседание коллегии Министерства, осуществляется отделом по аграрной политике.
33. Общественный совет при Министерстве сельского хозяйства Челябинской области (далее именуется – Общественный совет) является совещательным органом, а также органом осуществления общественного контроля при Министерстве сельского хозяйства Челябинской области.
34. Своевременность и качество подготовки документов для деятельности Общественного совета обеспечивается отделом по аграрной политике, которым, в случае наличия профильных вопросов, привлекаются структурные подразделения для совместной подготовки документов и решения вопросов, относящихся к их компетенции.
35. Деятельность научно-технического совета Министерства сельского хозяйства Челябинской области (далее именуется - совет) организуется в соответствии с Положением о совете, утвержденным приказом Министерства.
36. Своевременность и качество подготовки документов для деятельности совета обеспечивается отделом по аграрной политике, который, при необходимости, может привлекать структурные подразделения для совместной подготовки документов и решения вопросов, относящихся к их компетенции.
37. По решению Министра еженедельно проводятся совещания по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства с участием заместителей Министра, руководителей структурных подразделений Министерства и иных приглашенных лиц.
Организационное обеспечение и протоколирование совещаний у Министра осуществляется отделом делопроизводства.
38. Порядок и сроки проведения, состав участников совещаний, проводимых заместителями Министра и руководителями структурных подразделений, определяются в каждом конкретном случае руководителем, который их проводит.
VI. Основные правила организации документооборота
39. Делопроизводство в Министерстве организуется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р, настоящим Регламентом. Документы бюджетного учета оформляются в соответствии со ст. 9, 10 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также с Единым планом счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденным приказом Минфина Российской Федерации от 01.12.2010 г. № 157н и правилами документооборота, утвержденными приказами Министерства по учетной политике на соответствующий год.
40. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Министерстве возлагается на отдел делопроизводства. Ответственность за защиту информации для служебного использования возлагается на отдел внешних связей и защиты информации. Порядок работы с такими документами утверждается приказом Министерства и является обязательным для всех структурных подразделений.
Ответственность за организацию и ведение секретного делопроизводства в Министерстве возлагается на режимно-секретное подразделение - спецчасть.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений.
Непосредственная работа по документационному обеспечению в Министерстве и его структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство.
41. Приказы и иные акты Министерства, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной формы.
Бланки Министерства изготавливаются в цветном или одноцветном варианте в соответствии с приложениями 1 – 5 к настоящему Регламенту. Документы, составленные на бланке Министерства, подписываются от имени Министерства Министром, заместителями Министра или лицами, уполномоченными на их подписание соответствующим нормативным правовым актом.
Исходящие документы от имени структурных подразделений оформляются на бланках структурных подразделений установленной настоящим Регламентом и иными актами формы и подписываются соответствующим руководителем. Такие документы могут создаваться только по вопросам, отнесенным к компетенции структурных подразделений. Полномочия по подписанию таких документов устанавливаются на основании соответствующего приказа Министерства.
42. Приказы и иные акты Министерства оформляются и рассылаются адресатам и в структурные подразделения, указанные в рассылке ответственным исполнителем.
Протоколы заседаний и совещаний оформляются структурным подразделением, ответственным за их проведение, визируются в установленном порядке и рассылаются адресатам.
Резолюции Министра и заместителей Министра по рассмотренным в Министерстве документам оформляются и рассылаются адресатам отделом делопроизводства с соответствующим закреплением в системе электронного документооборота.
43. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения Министерства, Министром, заместителями Министра (в соответствии с направлениями деятельности) даются письменные поручения (в том числе в форме резолюций), поручения, оформляемые протоколом проведенного совещания, а также письменные и устные указания заместителям Министра, руководителям структурных подразделений, работникам Министерства.
Поручения, содержащиеся в письменной резолюции Министра, заместителей Министра оформляются на бланке для резолюций Министра установленной формы (приложение 6 к настоящему Регламенту). Устные поручения Министра также могут оформляться в виде резолюций либо поручений и закрепляться отделом делопроизводства в системе электронного документооборота.
Подготовка и оформление решений, принятых на совещаниях у Министра
44. Решения, принятые на совещании у Министра, по его указанию оформляются протоколом. Проект протокола совещания подготавливается отделом делопроизводства или подразделением, ответственным за проведение мероприятия и представляется Министру на подпись в течение суток после окончания совещания.
К проекту протокола совещания прилагается указатель рассылки.
Решения, принятые на совещании у Министра, могут также оформляться в виде перечня поручений, с указанием срока их исполнения и ответственного исполнителя. Перечень поручений утверждается Министром и направляется ответственным исполнителям в течение суток после окончания совещания.
45. Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе совещания и в перечне поручений, осуществляется отделом делопроизводства.
Порядок подготовки приказов и распорядительных документов
46. Приказы Министерства издаются по следующим вопросам:
1 по основной деятельности (без индекса);
2 по вопросам лицензирования деятельности по розничной продаже алкогольной продукции (индекс «Л»);
3 по вопросам декларирования и контроля за оборотом алкогольной продукции (индекс «Д»);
4 по кадровым вопросам (индекс «ОК»);
5 о командировании работников Министерства (индекс «К»);
6 по вопросам надзора в области обращения с животными (индекс «В»);
7 по вопросам защиты государственной тайны (индекс «С», «СС»);
8 по вопросам мобилизационной подготовки (индекс «М»);
9 по вопросам рыболовства, сохранения водных биологических ресурсов, аквакультуры (рыбоводства) (индекс «Р»).
Проекты приказов Министерства готовят и вносят на рассмотрение Министру, заместителям Министра структурные подразделения по направлениям их деятельности на основании поручений Министра, заместителей Министра, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по основной деятельности, по вопросам лицензирования деятельности по розничной продаже алкогольной продукции, по вопросам надзора в области ветеринарии и иные распорядительные документы Министерства готовятся в соответствии с требованиями, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р, а также иных нормативных правовых актов.
47. Проекты приказов о командировании работников и по кадровым вопросам готовятся структурными подразделениями в соответствии с унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата Российской Федерации либо в ином порядке, установленном действующим законодательством.
В случае, если проект приказа содержит поручения, в нем должен быть указан срок их исполнения и ответственный исполнитель.
Прилагаемые к приказам документы подписываются заместителями Министра или руководителями структурных подразделений по направлениям их деятельности.
Проекты приказов подлежат визированию (согласованию) в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Исполнитель, вносящий на рассмотрение проект приказа, визирует проект приказа и каждое приложение к нему.
Управление правового и кадрового обеспечения осуществляет проверку соответствия проектов приказов нормам законодательства Российской Федерации и Челябинской области.
В случае несоответствия законодательству Российской Федерации и Челябинской области, Регламенту и локальным нормативным актам Министерства представляемых проектов приказов, управление правового и кадрового обеспечения, не визирует их и дает соответствующее правовое заключение по представленным документам.
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, визирующих (согласовывающих) проект приказа, проект в обязательном порядке визируется ими с замечаниями. Возникшие при согласовании (визировании) проектов приказов возражения или замечания излагаются в письменном виде на отдельном листе, или в качестве примечания на листе согласования, подписываются визирующим лицом и прикладываются к указанному проекту.
При наличии разногласий по проекту приказа вносящий проект исполнитель должен обеспечить обсуждение проекта с заинтересованными сторонами на согласительном совещании руководителя, ответственного за подготовку проекта приказа, руководителя вышестоящего структурного подразделения, или заместителя Министра с целью поиска взаимоприемлемого решения.
Проект приказа может быть представлен на подпись Министру с неурегулированными разногласиями только вместе с протоколом согласительного совещания или соответствующими пояснениями и замечаниями, подписанными соответствующими лицами, имеющими разногласия. Окончательное решение принимается Министром.
В случае внесения в процессе согласования в проект приказа существенных изменений проект подлежит повторному согласованию (визированию). Повторное согласование (визирование) не требуется, если при доработке в проект указанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути (исправление орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок).
Контроль за надлежащей подготовкой, оформлением и изданием приказов и иных актов осуществляют отдел делопроизводства и управление правового и кадрового обеспечения.
48. Проекты приказов, представляемые на подпись Министру, подлежат согласованию в зависимости от вида деятельности:
48.1. Приказы по основной деятельности согласовывают:
непосредственный руководитель исполнителя, внесшего проект на рассмотрение; начальник отдела делопроизводства;
руководители структурных подразделений, в отношении которых проект содержит обязательства и поручения;
начальник отдела по правовому обеспечению (за исключением приказов о награждении);
начальник управления правового и кадрового обеспечения;
начальник управления бухгалтерского учета и отчетности – главный бухгалтер в случае, если проект затрагивает вопросы, входящие в его компетенцию;
заместитель Министра по соответствующему направлению деятельности.
48.2. Приказы по вопросам лицензирования деятельности по розничной продаже алкогольной продукции согласовывают:
начальник отдела лицензирования;
начальник управления лицензирования и контроля за оборотом алкогольной продукции;
начальник отдела по правовому обеспечению.
48.3 Приказы по вопросам декларирования и контроля за оборотом алкогольной продукции:
начальник отдела декларирования и контроля;
начальник отдела по правовому обеспечению.
48.4. Приказы по кадровым вопросам согласовывают:
руководитель структурного подразделения, в чьем подчинении
находится работник, в отношении которого издается приказ;
заместитель начальника управления правового и кадрового обеспечения -начальник отдела по кадровому обеспечению и государственной службе;
начальник управления правового и кадрового обеспечения;
начальник управления бухгалтерского учета и отчетности – главный бухгалтер в случае, если проект затрагивает вопросы, входящие в его компетенцию;
курирующий подразделение заместитель Министра
48.5. Приказы по вопросам ветеринарии согласовывают:
начальник отдела по предупреждению и ликвидации болезней животных и их лечению, либо начальник отдела обеспечения ветеринарной санитарной безопасности подконтрольной продукции и животных;
начальник управления ветеринарии;
начальник отдела по правовому обеспечению;
начальник управления правового и кадрового обеспечения.
В случае необходимости приказ направляется на согласование заместителю Министра и (или) начальнику управления бухгалтерского учета и отчетности – главному бухгалтеру по вопросам, входящим в их компетенцию.
48.6. Приказы о командировании работников Министерства согласовывают:
руководитель структурного подразделения, в чьем подчинении находится работник, в отношении которого издается приказ;
заместитель начальника управления правового и кадрового обеспечения -начальник отдела по кадровому обеспечению и государственной службе;
начальник управления бухгалтерского учета и отчетности – главный бухгалтер;
48.7. Приказы по вопросам защиты государственной тайны и вопросам мобилизационной подготовки согласовывают:
начальник управления правового и кадрового обеспечения, в случае его отсутствия - заместитель начальника управления правового и кадрового обеспечения - начальник отдела по кадровому обеспечению и государственной службе.
48.8. Приказы по вопросам рыболовства, сохранения водных биологических ресурсов, аквакультуры (рыбоводства) согласовывают:
начальник отдела рыбоводства и рыболовства;
начальник отдела по правовому обеспечению;
начальник управления правового и кадрового обеспечения;
курирующий заместитель Министра.
В случае отсутствия указанных в пунктах 48.1-48.8 настоящего Регламента должностных лиц, согласование данных проектов приказов осуществляют их заместители (при наличии) или лица, исполняющие обязанности на основании соответствующего приказа.
49. Срок согласования проекта приказа каждым руководителем не должен превышать трех дней со дня получения проекта приказа.
Для проведения правовой экспертизы проекта нормативного правового акта или приказа, и его согласования управлению правового и кадрового обеспечения устанавливается срок не превышающий пять дней.
Приказы по основной деятельности, по кадровым вопросам и о командировании работников Министерства регистрируются и хранятся в отделе по кадровому обеспечению и государственной службе.
Приказы по основной деятельности, имеющие длящийся характер исполнения (содержащие формулировки по срокам исполнения раз в квартал, раз в месяц и т.п.) регистрируются и хранятся в отделе по кадровому обеспечению и государственной службе.
Отдел делопроизводства ведет учет приказов по основной деятельности, имеющих длящийся характер исполнения, и осуществляет контроль по исполнению данных приказов.
Приказы по вопросам лицензирования и контроля за оборотом алкогольной продукции регистрируются и хранятся в отделе лицензирования.
Приказы по вопросам декларирования и контроля (надзора) за оборотом алкогольной продукции регистрируются и хранятся в отделе декларирования и контроля.
Приказы в области ветеринарии регистрируются и хранятся в структурных подразделениях управления ветеринарии.
Приказы по вопросам рыболовства, сохранения водных биологических ресурсов, аквакультуры (рыбоводства) регистрируются и хранятся в отделе рыбоводства и рыболовства.
Приказы по вопросам защиты государственной тайны и вопросам мобилизационной подготовки регистрируются и хранятся в отделе мобилизационной работы или Спецчасти (в зависимости от установленного грифа секретности и компетенции).
Рассылку приказов Министерства осуществляет ответственный исполнитель.
Регистрация приказов осуществляется специалистом, ответственным за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении, в системе «Дело» с приложением электронной копии приказа (за исключением приказов, содержащих сведения конфиденциального характера, касающихся денежных выплат в иных случаях, установленных законом).
50. Решения главного государственного инженера - инспектора Челябинской области оформляются на бланке согласно приложению 12 к настоящему Регламенту в случаях, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от 21.09.2020 г. № 1507 «Об утверждении Правил государственной регистрации самоходных машин и других видов техники».
Оформление договоров (контрактов, соглашений)
51. Регистрация и хранение государственных контрактов, договоров и соглашений Министерства производится в соответствии с Положением о порядке подготовки, подписания и хранения договоров и соглашений Министерства сельского хозяйства Челябинской области.
52. Договоры (соглашения) Министерства, за исключением договоров (соглашений) о предоставлении субсидий (социальных выплат), субвенций, а также государственных контрактов, регистрируются и хранятся в отделе по правовому обеспечению, в котором ведется соответствующий журнал регистрации.
Порядок регистрации договоров о предоставлении субсидий, социальных выплат, субвенций устанавливается приказом Министерства.
Государственные контракты регистрируются в отделе закупок, в котором ведется соответствующий журнал регистрации, и хранятся в управлении бухгалтерского учета и отчетности. Порядок визирования государственных контрактов определяется в соответствии с Положением о порядке подготовки, подписания и хранения договоров и соглашений Министерства сельского хозяйства Челябинской области.
Договоры на поставку продукции (работ, услуг) для государственных нужд (жизнеобеспечения населения), связанные с мобилизационной деятельностью, регистрируются и хранятся в Спецчасти.
53. Трудовые договоры, служебные контракты и договоры о полной индивидуальной и коллективной материальной ответственности оформляются отделом по кадровому обеспечению и государственной службе в соответствии с действующим трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе.
54. Доверенности, выдаваемые Министром сельского хозяйства Челябинской области на представление интересов Министерства Челябинской области, регистрируются в отделе по правовому обеспечению, который ведет журнал регистрации выданных доверенностей. Доверенности на представление интересов оформляются отделом по правовому обеспечению по поручению Министра.
Доверенность оформляется в двух экземплярах, один из которых выдаётся доверенному лицу, а второй находится на хранении в отделе по правовому обеспечению.
Доверенность (форма М-2) применяется в Министерстве для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по государственному контракту, договору, соглашению, счету, заказу – наряду.
Доверенность в одном экземпляре оформляется специалистом управления бухгалтерского учета и отчетности с применением соответствующего программного продукта. Выдача доверенности регистрируется в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей, в котором ответственное лицо (получатель материальных ценностей) ставит свою подпись.
Доверенности на получение корреспонденции и посылок в Управлении специальной связи по Челябинской области с грифом «Особой важности», «Секретно», «Совершенно секретно», а также доверенности на получение секретной, совершенно секретной корреспонденции и ценные отправления в отделе Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в
г. Челябинске оформляются и регистрируются в спецчасти.
Срок выдачи доверенностей на разовое получение материальных ценностей не превышает 15 календарных дней, на получение материальных ценностей по государственным контрактам, договорам, соглашениям составляет не более срока действия государственного контракта, договора, соглашения.
Предельные сроки отчета по выданным доверенностям на получение товарно-материальных ценностей устанавливаются следующие:
– в течение трех рабочих дней с момента получения материальных ценностей по доверенности;
– в течение 15 календарных дней с момента окончания срока поставки в соответствии с условиями государственного контракта на поставку товарно-материальных ценностей, либо его расторжения.
Неиспользованная доверенность возвращается специалисту управления бухгалтерского учета и отчетности на следующий день после истечения срока её действия.
VII. Порядок исполнения поручений в Министерстве
55. При поступлении в Министерство Поручений Губернатора, заместителей Губернатора, Правительства, иных государственных органов и организаций эти поручения незамедлительно регистрируются и далее направляются отделом делопроизводства для рассмотрения Министру. Документы, порождающие обязанности для Министерства или вышестоящих органов исполнительной власти Челябинской области подлежат регистрации и оформлению в порядке, установленном для поручений, и подлежат передаче ответственному исполнителю не позднее следующего дня с момента поступления таких документов.
При необходимости Министр, заместители Министра (в соответствии с направлениями деятельности) дают дополнительные указания по исполнению указанных поручений и направляют их руководителям структурных подразделений для рассмотрения и подготовки предложений.
Поступившие заместителям Министра и руководителям структурных подразделений поручения и иные документы рассматриваются в следующем порядке:
1) поручения и документы, содержащие конкретную дату исполнения, рассматриваются в указанный срок, включая все необходимые этапы согласования с заинтересованными лицами до установленного срока исполнения;
2) поручения, содержащие пометку «срочно», рассматриваются заместителями Министра и руководителями структурных подразделений в течение срока от 1 до 3 дней;
3) поручения, имеющие пометку «оперативно» рассматриваются заместителями Министра и руководителями структурных подразделений в течение 10 дней.
При исполнении поручений по протоколам заседаний Правительства, протоколам совещаний, постановлениям и распоряжениям Правительства, планам-графикам, поручениям Губернатора и Правительства, содержащим несколько пунктов (поручений) поручения даются по каждому из них.
52. Исполнение поручений, содержащихся в актах Министерства, протоколах совещаний, проводимых Министром, координационных и совещательных органов Министерства, возглавляемых Министром, а также поручений Министра, содержащихся в протоколах проведенных совещаний и в резолюциях (далее именуется - поручения), организуют заместители Министра и руководители структурных подразделений, которым адресованы поручения.
53. Локальные нормативные акты Министерства, а также поручения оформляются и рассылаются исполнителям, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
Поручения, содержащиеся в актах Министерства, доводятся до исполнителей путем направления им копий акта.
Поручения по итогам совещаний, проводимых Министром, доводятся до исполнителей путем направления им копии протокола совещания или перечня поручений, или выписки из них, либо оформленной в установленном порядке резолюции.
54. Срок исполнения поручений устанавливается должностным лицом, дающим соответствующее поручение, либо, если срок исполнения поручения не установлен, - отделом делопроизводства в соответствии с утвержденными нормами. Поручения исполняются ответственными исполнителями в срок, указанный в резолюции, или в соответствие с требованиями законодательства.
В случае, если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственные за исполнение поручения лица в срок не позднее 10 календарных дней со дня дачи поручения представляют должностному лицу, давшему поручение, предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения. Отдел делопроизводства контролирует сроки исполнения поручений докладывая Министру, либо курирующим соответствующее направление деятельности заместителям Министра о ходе их исполнения и напоминая ответственным исполнителям о контрольных сроках. Доведение поручений до исполнителей и контроль их исполнения обеспечивается отделом делопроизводства, как правило, в течение суток, срочных и оперативных поручений – незамедлительно.
55. Лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом «ответственный» или «сбор», является головным исполнителем поручения, организует сбор предложений от соисполнителей, подготовку проекта соответствующего документа, его визирование, согласование и передачу на подпись руководству.
Головной исполнитель поручения несет ответственность за исполнение документа до тех пор, пока документ не снят с контроля.
Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании резолюции Министра.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции или не входит в компетенцию Министерства, заместители Министра и руководители структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции и представляют Министру предложения о привлечении соисполнителей или о передаче поручения иному исполнителю.
56. Головной исполнитель определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых Министру в связи с исполнением этого поручения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные ответственным лицом.
Итоговый документ передается на подпись руководству Министерства с визами всех исполнителей по документу.
В случае отсутствия предложений по указанным в документе вопросам непосредственный исполнитель указанного документа доводит информацию об отсутствии предложений до головного исполнителя.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.
57. В целях организации исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель может создавать рабочие группы, проводить совещания с участием представителей структурных подразделений - соисполнителей поручения, а также (по согласованию) с участием представителей других заинтересованных органов исполнительной власти, организаций и граждан.
58. При отсутствии исполнителя (командировка, болезнь, отпуск), а также в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы исполнение документа, по указанию руководителя структурного подразделения, поручается другому исполнителю (вновь назначенному сотруднику).
59. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда приняты решения по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция должностного лица, давшего поручение, и, если требуется, направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или дан ответ по существу поставленных вопросов заинтересованным лицам.
Поручения, не снятые с контроля и не продленные в установленные сроки, считаются неисполненными.
60. Ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение поручений Министра возлагается персонально на заместителей Министра и руководителей соответствующих структурных подразделений.
В случае если поручение Министра не исполнено в установленный срок, головной исполнитель в течение трех дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет Министру объяснение о ходе исполнения поручения с указанием соисполнителей, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых в отношении виновных в неисполнении поручения работников.
В случаях, когда заранее известно о неисполнении поручения в установленный срок головной исполнитель не позднее даты контрольного срока готовит письмо с просьбой о продлении срока и информацию о ходе исполнения поручения. При этом письмо принимается на подпись Министра с визой головного исполнителя.
VIII. Порядок предоставления информации о деятельности Министерства по запросам.
61. Обращения пользователей информацией о предоставлении информации о деятельности Министерства, поступающие в Министерство в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа (далее именуются - запросы), подлежат рассмотрению в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
Информация о деятельности Министерства по запросу предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация, либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации по основаниям, установленным законодательством Российской Федерации.
Ответ на запрос подлежит обязательной регистрации в отделе делопроизводства. В ответе на запрос указываются наименование, почтовый адрес Министерства, должность лица, подписавшего ответ, а также реквизиты ответа на запрос (регистрационный номер и дата).
62. Плата за предоставление информации о деятельности Министерства осуществляется в соответствии с Правилами взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 г. № 860 «Об утверждении правил взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
63. По желанию пользователя информации запрашиваемая информация на бумажном носителе или в виде электронной информации, записанной на внешнее запоминающее устройство, предоставленное пользователем информации, может быть передана пользователю информации непосредственно в здании, в котором расположено Министерство. В таком случае должностным лицом Министерства, ответственным за передачу информации пользователю информации, заводится карточка передачи информации о деятельности Министерства по запросу по форме согласно приложению 8 к настоящему Регламенту.
64. Запросы информации о деятельности Министерства, поступившие в Министерство, подлежат рассмотрению в установленном законом порядке.
VIII. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений
65. Поступившие в Министерство запросы федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Челябинской области о предоставлении информации (экспертиз, заключений), необходимой для реализации их полномочий или исполнения поручений, с резолюцией Министра направляются отделом делопроизводства заместителям Министра и в соответствующие структурные подразделения.
Ответ на запрос подписывается Министром или иным лицом, которому предоставлено право подписи соответствующих ответов.
В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, указанный в запросе, ответственный исполнитель в трехдневный срок с даты получения запроса согласовывает с соответствующим органом, направившим запрос, срок предоставления информации.
66. Запросы, поступающие в Министерство в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных и судебных органов, исполняются в указанный в запросе срок, если срок не установлен - в течение 30 дней. В случае, если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в указанный в запросе срок, Министр направляет инициатору запроса ответ о невозможности его исполнения в срок с указанием причин, а также возможного срока исполнения запроса.
Предоставление документов на основании постановлений о производстве выемки или обыска производится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации по решению Министра с обязательным изготовлением копий изымаемых документов и на основании Порядка, утвержденного в Министерстве.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в случаях, предусмотренных федеральными законами, и производится с разрешения Министра с обязательным изготовлением копий изымаемых документов.
При проведении проверки деятельности Министерства, документы и материалы проверяющим лицам предоставляются сотрудниками Министерства с согласования Министра, соответствующих заместителей Министра.
Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан
67. Министерство в пределах своей компетенции рассматривает индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций (далее именуются - обращения граждан), а также ходатайства в их поддержку по вопросам установленных направлений деятельности Министерства, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной форме или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.
Положения настоящего раздела не распространяются на взаимоотношения граждан и Министерства в процессе реализации Министерством государственных функций и предоставления государственных услуг этим гражданам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, Челябинской области, соответствующими административными регламентами.
68. Обращения граждан регистрируются отделом делопроизводства в течение трех дней со дня поступления.
Министерство в пределах своей компетенции обеспечивает принятие по поступившим обращениям граждан решений и направление ответа в установленный законом срок. В этих целях Министерство организует прием граждан и работу с письменными обращениями.
Отдел делопроизводства Министерства организует работу с письменными обращениями и прием граждан Министром и заместителями Министра.
Ответственные за организацию работы с письменными обращениями и по приему граждан назначаются отдельным приказом Министерства.
69. Ответственные лица Министерства при рассмотрении поступивших обращений граждан и организаций обязаны:
внимательно разбираться по существу поставленных вопросов, при необходимости требовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений; проверять работу подведомственных учреждений по рассмотрению обращений граждан, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
По результатам рассмотрения обращений Министерство принимает необходимые меры и направляет ответ в срок до 30 дней с даты их регистрации, а также по просьбе направивших обращения государственных органов уведомляет их о принятых решениях.
При необходимости срок рассмотрения обращения может продлеваться, но не более чем на 30 дней. О продлении срока сообщается заявителю с указанием причин.
70. Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц Министерства, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.
Обращения граждан, содержащие обжалование актов (приказов) Министерства, направляются соответствующим структурным подразделениям и в управление правового и кадрового обеспечения для рассмотрения и подготовки ответа. В этом случае заявитель информируется о принятом решении и о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
71. В случае если в обращении не указана фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Если в таком обращении, а также в иных обращениях содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
Министерство при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов, сообщить гражданину, направившему указанное обращение, о недопустимости злоупотребления правом, а также направить указанное обращение для рассмотрения в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не даётся, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
В случае если в обращении содержится вопрос, на который гражданину многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не
может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
В Министерстве, если законодательством Российской Федерации и Челябинской области не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по проведению экспертиз договоров, а также учредительных и иных документов организаций.
72. Обращения граждан, не относящиеся к компетенции Министерства, в течение семи дней со дня их поступления направляются для рассмотрения и ответа органам или должностным лицам, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы, о чем граждане извещаются в письменной форме.
73. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.
74. Ответственность за соблюдение порядка и сроков рассмотрения обращений граждан возлагается на заместителей Министра и руководителей структурных подразделений Министерства.
75. Поступившие на имя Министра обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации, Положения о Министерстве и настоящего Регламента, направляются Министру с представлением заключений заместителей Министра, руководителей структурных подразделений, определенных Министром (в том числе управлением правового и кадрового обеспечения), в пятидневный срок.
Поступившие на имя Министра обращения организаций, содержащие жалобы (несогласие, неудовлетворенность и т.п.) на результаты рассмотрения ранее поступивших в Министерство обращений этих организаций, направляются соответствующим заместителям Министра, руководителям структурных подразделений для ответа.
76. Личный прием граждан в Министерстве проводится Министром, заместителями Министра и уполномоченными должностными лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
В случае если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение заместителям Министра и в соответствующие структурные подразделения.
Если поставленные на приеме вопросы не входят в компетенцию Министерства, даются необходимые разъяснения по обращению в соответствующие органы государственной власти.
Х. Прием, обработка и прохождение корреспонденции
77. Ответственность за организацию и состояние документооборота возлагается на отдел делопроизводства, который в своей деятельности руководствуется Федеральными законами от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р, ГОСТ Р 7.0.97-2016, приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» и настоящим Регламентом.
Ответственность за организацию и состояние секретного документооборота возлагается на спецчасть, которая в своей деятельности руководствуется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 января 2004 г. № 3-1.
Работа с входящей корреспонденцией
78. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой «лично» и документов, доставленных фельдъегерской службой) специалистами отдела делопроизводства, ответственными за работу с корреспонденцией Министерства.
Документы, поступающие в Министерство по факсимильной связи, регистрируются в отделе делопроизводства.
При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата, оформления, доставки и целостности упаковки, наличия всех указанных вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.
Поступившая в Министерство корреспонденция регистрируется в автоматизированной системе электронного документооборота Челябинской области (далее именуется - СЭД ЧО) в день поступления, а при поступлении после 16.00 - на следующий рабочий день.
Документы с отметкой «срочно» регистрируются незамедлительно.
Входящая корреспонденция, поступающая на бумажном носителе, включается в СЭД ЧО после сканирования и создания электронных образов документов.
Специалистами отдела делопроизводства осуществляется прием поступающих электронных документов, направленных посредством СЭД ЧО, которые в дальнейшем регистрируются и включаются в СЭД ЧО согласно установленному порядку.
В электронной регистрационно-контрольной карточке указываются: адресат, должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, дата документа, входящий номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа, наименование текста (содержание), указания по исполнению документа, должность, фамилия и инициалы исполнителя, отметка о конфиденциальности. Допускается включение в электронную регистрационно-контрольную карточку дополнительных сведений о документах.
На зарегистрированных документах на бумажном носителе в нижней правой части ставится штамп, в котором указываются дата регистрации и входящий номер документа.
После регистрации входящих документов они передаются ответственному специалисту отдела делопроизводства, назначенному соответствующим приказом, для передачи на рассмотрение Министру с проектом резолюции.
Указания по исполнению электронного документа «резолюция» оформляется в СЭД ЧО по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Подготовка проектов резолюций к поступившим электронным документам или созданным в системе документам в электронной форме, передача проектов резолюций на рассмотрение руководителю для утверждения, передача утвержденных резолюций на исполнение участникам (пользователям) СЭД ЧО осуществляется в электронном виде посредством системы, досылка этих документов на бумажном носителе не требуется.
В случае если исполнитель по резолюции не является участником (пользователем) СЭД ЧО, резолюция передается на исполнение по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Срочные документы передаются немедленно.
Резолюции печатаются на соответствующих бланках (приложение 7 к настоящему Регламенту), в которых указываются исполнитель, сроки исполнения, конкретное поручение и порядок его исполнения.
80. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
• содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
• имеющие отметку «срочно» - в трехдневный срок, отметку «оперативно» - в десятидневный срок;
• без указания конкретной даты исполнения - в срок не более тридцати дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации в отделе делопроизводства);
- запросы депутатов Законодательного Собрания Челябинской области и депутатов представительных органов местного самоуправления Челябинской области – в пятнадцатидневный срок;
• представления прокуратуры Челябинской области – в срок не более тридцати дней со дня получения.
Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.
В случае указания исполнителями руководителей нескольких структурных подразделений, подлинный экземпляр документа передается головному исполнителю, который осуществляет сбор и обобщение материалов, копии - другим исполнителям.
Отметка об исполнении документа производится отделом делопроизводства с применением программного продукта «СЭД ЧО». Сопровождение программы обеспечивает отдел информационного обеспечения.
81. Документы, письма с пометкой «лично» не вскрытыми передаются адресату.
Документы, письма, направленные на имя заместителей Министра, в адрес структурных подразделений передаются соответствующим руководителям, за исключением запросов правоохранительных и контролирующих органов, ответы на которые осуществляются в установленном порядке по резолюции Министра.
Ответственность за некачественные и несвоевременные ответы на письма, направленные с пометкой «лично» или адресованные непосредственно заместителям Министра или структурным подразделениям возлагается персонально на лиц, которым адресованы указанные письма.
82. Структурными подразделениями Министерства фиксируется поступающая из отдела делопроизводства входящая корреспонденции с указанием конкретного исполнителя и отметкой об исполнении документа путем назначения соответствующих исполнителей в системе электронного документооборота.
Прохождение исходящей корреспонденции
83. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку документов в организации, должностным лицам и гражданам.
Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта исходящего документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.
Работу по направлению исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет отдел делопроизводства.
Исходящие документы подписываются Министром, заместителями Министра, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
Управление ветеринарии, Управление Гостехнадзора, Управление лицензирования и контроля за оборотом алкогольной продукции при переписке с гражданами и организациями по вопросам своей компетенции вправе использовать собственные бланки (приложения 9 – 11 к настоящему Регламенту).
Управление бухгалтерского учёта и отчётности – главный бухгалтер, а в случае отсутствия его заместитель, направляет уведомления учреждениям о принятии отчётности, а также уведомления о несоответствии отчётности требованиям по её составлению.
Подписание и отправка (рассылка) исходящей корреспонденции участникам (пользователям) СЭД ЧО, перечень которых установлен отделом делопроизводства, осуществляется в электронном виде посредством системы, досылка этих документов (их копий) на бумажном носителе не требуется, за исключением отправки документов, содержащих информацию ограниченного доступа, документов, на которых обязательна подлинная подпись должностного лица и/или печать, а также документов, не подлежащих сканированию.
В случае если адресат не является участником (пользователем) СЭД ЧО, документ направляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
В СЭД ЧО используются два вида электронных подписей: усиленная квалифицированная электронная подпись и простая электронная подпись.
Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
В СЭД ЧО простая электронная подпись используется при рассмотрении и согласовании электронных документов (за исключением проектов правовых актов), подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и другое), создаваемых в электронной форме, утверждении (подписании) резолюций и формировании поручений для участников (пользователей) СЭД ЧО.
Документ регистрируется в СЭД ЧО путем заполнения электронной карточки, которая содержит тему (в соответствии с классификатором тем), основание, номер входящего документа, содержание, адресат, вложения, адресант, адресат. Регистратором проставляется штамп с регистрационным номером и датой исходящего документа в СЭД ЧО, при необходимости, данная информация указывается также на бумажном носителе.
В письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении, включающая создание отчёта об исполнении с прикреплением вложения исходящего документа.
В случае если исходящий документ составлен на бумажном носителе, обязательным является вложение в СЭД ЧО сканированной копии подписанного руководителем документа, содержащего все визы согласования, оригинал хранится у исполнителя.
Информация, справки, планы мероприятий и иные документы, подготовленные Министерством, направляются адресатам с сопроводительным письмом.
85. Исходящие документы, поступившие в отдел делопроизводства до 12.00 часов дня, отправляются в тот же день. Исходящие документы, поступившие в отдел делопроизводства позже 12.00 часов дня, отправляются на следующий рабочий день.
Документы, направляемые в муниципальные образования Челябинской области, подлежат отправке еженедельно в среду и пятницу, а срочные документы направляются отделом информационного обеспечения по электронной почте ежедневно, с уведомлениями о доставке и о прочтении.
86. Исходящая корреспонденция оформляется строго на бланках Министерства установленной формы.
Бланки Губернатора и Правительства используются в соответствии Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р.
Печати Министерства
87. В Министерстве используются следующие печати:
1) гербовая печать Министерства сельского хозяйства Челябинской области;
2) печать управления правового и кадрового обеспечения Министерства сельского хозяйства Челябинской области;
3) гербовые печати управления Гостехнадзора и районных инспекций
Гостехнадзора Министерства сельского хозяйства Челябинской области;
4) печать управления ветеринарии Министерства сельского хозяйства
Челябинской области;
4) печать отдела делопроизводства Министерства сельского хозяйства Челябинской области;
5) печать Спецчасти Министерства сельского хозяйства Челябинской области.
Порядок использования и хранения гербовых печатей и печатей Министерства сельского хозяйства Челябинской области устанавливается отдельными приказами Министерства.
XI. Организация контроля
88. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.
89. Контроль за исполнением приказов и иных документов распорядительного характера Министерства, поручений руководства Министерства, а также за проведением плановых мероприятий осуществляют Министр, заместители Министра по соответствующим направлениям деятельности, а также руководители структурных подразделений Министерства в части их касающейся.
90. Контроль организуется и осуществляется по форме, срокам и существу исполнения.
91. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Министерства осуществляется в соответствии с Положением о внутреннем финансовом контроле и внутреннем финансовом аудите, утверждаемым приказом Министерства.
Отдел делопроизводства организует контроль исполнения документов в Министерстве, направляет доклады Министру о состоянии исполнительской дисциплины.
Ответственное лицо, назначенное приказом Министерства, непосредственно контролирует исполнение поручений Министра, заместителей Министра по всем направлениям работы, а также исполнение приказов и иных актов Министерства по форме и срокам.
Отдел делопроизводства организует контроль исполнения поручений Губернатора и Правительства, запросов депутатов Законодательного Собрания Челябинской области.
Отдел по аграрной политике осуществляет контроль исполнения решений коллегии и совета Министерства, общественного совета Министерства, плана основных организационных мероприятий и иных планов работы Министерства.
Контроль за исполнением поручений в структурных подразделениях Министерства возлагается на ответственных специалистов. Закрепление функций контроля осуществляется в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах (инструкциях) специалистов.
92. На документах, взятых на контроль, ставится отметка «контроль» с указанием срока исполнения. На документы долгосрочного исполнения заводятся отдельные дела.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей, ответственным за организацию исполнения поручения считается первый из указанных – головной исполнитель, координирующий работу соисполнителей, при этом, ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение поручения несут все соисполнители.
Порядок снятия документов с контроля осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р.
93. В целях правильного формирования и учета дел по делопроизводству и эффективного обеспечения поиска документов отдел делопроизводства ежегодно составляет номенклатуру дел Министерства.
Все структурные подразделения формируют дела в соответствии с номенклатурой дел. На каждое сформированное дело постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) после окончания текущего календарного года составляется опись. Отдельно составляются описи на дела по личному составу.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, несут ответственность за ненадлежащую сохранность документов и дел.
ХII. Участие Министерства в планировании заседаний Правительства и порядок подготовки к заседаниям Правительства
94. Руководители структурных подразделений в установленные сроки представляют Министру подготовленные в соответствии с распоряжением Губернатора Челябинской области от 25.03.2015 г. № 284-р «О Регламенте Правительства Челябинской области» и на основе федеральных законов, законов Челябинской области, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Губернатора и его заместителей предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:
а) наименование вопроса;
б) краткое обоснование необходимости рассмотрения вопроса на заседании Правительства и его основные положения;
в) перечень соисполнителей;
г) месяц рассмотрения на заседании Правительства;
д) фамилию, имя, отчество, номер телефона исполнителя.
Материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства, с соответствующим сопроводительным письмом представляются на рассмотрение Министра не позднее, чем за 5 рабочих дней до планируемой даты рассмотрения на заседании Правительства.
94. Заместители Министра, руководители структурных подразделений, на которых возложена подготовка соответствующих материалов для рассмотрения на заседаниях Правительства, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления Министру.
Работники Министерства, участвующие в подготовке указанных материалов, несут персональную ответственность за их качество, согласование и своевременность представления головному исполнителю.
95. Повестка заседания Правительства и соответствующие материалы, поступившие в Министерство, незамедлительно доводятся отделом делопроизводства до руководства Министерства.
96. Проект доклада Министра на заседании Правительства подготавливается отделом внешних связей на основании данных, представленных заместителями Министра и руководителями соответствующих структурных подразделений и представляется на рассмотрение Министра в установленный им срок.
ХIII. Порядок подготовки и рассмотрения проектов нормативных правовых актов Челябинской области
97. Разработка проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию Министерства по поручению соответствующих государственных органов и должностных лиц.
Организация разработки проектов вышеназванных актов осуществляется первым заместителем Министра, заместителями Министра и руководителями структурных подразделений по направлениям их деятельности, которые определяют специалиста, ответственного за разработку и согласование проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства (далее именуется – ответственный исполнитель).
Проекты нормативных правовых актов оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р.
98. Проекты нормативных правовых актов в целях проведения независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с постановлением Губернатора Челябинской области от 27.03.2009 г. № 78 «О порядке проведения антикоррупционной экспертизы нормативных, проектов нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области, Правительства Челябинской области» в обязательном порядке размещаются ответственными исполнителями на Едином региональном интернет-портал для размещения проектов нормативных правовых актов Челябинской области в целях их общественного обсуждения, проведения мероприятий по оценке регулирующего воздействия и независимой антикоррупционной экспертизы (www.npa.gov74.ru).
Приказы Министерства нормативного характера подлежат официальному опубликованию (размещению) на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru), в газете «Южноуральская панорама» или Сборник нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области.
107. Для проведения независимой экспертизы проектов нормативных правовых актов Губернатора Челябинской области и Правительства Челябинской области разработчик проекта нормативного правового акта размещает его на едином региональном интернет-портале для размещения проектов нормативных правовых актов Челябинской области в целях их общественного обсуждения и проведения независимой антикоррупционной экспертизы в течение рабочего дня, соответствующего дню его направления на согласование в органы государственной власти, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Для проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов Министерства разработчик проекта нормативного правового акта размещает данный проект на едином региональном интернет-портале для размещения проектов нормативных правовых актов Челябинской области в целях их общественного обсуждения и проведения независимой антикоррупционной экспертизы с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
Срок проведения независимой экспертизы, устанавливаемый структурным подразделением - разработчиком проекта нормативного правового акта, не может быть меньше срока, установленного для его рассмотрения заинтересованными органами исполнительной власти Челябинской области.
Поступившие экспертные заключения, составленные по итогам независимой антикоррупционной экспертизы, прилагаются к проекту нормативного правового акта, вносимому на рассмотрение Губернатору Челябинской области, Правительству Челябинской области.
99. Структурные подразделения Министерства, разработавшие проект нормативного правового акта в соответствии с постановлением Правительства Челябинской области от 25.12.2013 г. № 551-П «О Порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Челябинской области и экспертизы нормативных правовых актов Челябинской области» обеспечивают подготовку и проведение оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Челябинской области, подлежащих оценке регулирующего воздействия в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и областного бюджета.
100. Согласование (визирование) проектов нормативных правовых актов Губернатора и Правительства, разработанных в Министерстве, осуществляется в листе согласования (визирования), который печатается на оборотной стороне первого листа проекта нормативного правового акта Губернатора и правительства (приложение 8 к настоящему Регламенту), в следующем порядке (в следующие сроки):
- ответственный исполнитель;
- руководитель структурного подразделения, разработавшего проект нормативного правового акта Правительства и Губернатора;
- руководитель структурного подразделения, участвующий в реализации проекта нормативного правового акта Правительства и Губернатора (не более 3 рабочих дней);
- специалист отдела по правовому обеспечению, непосредственно осуществляющий правовую экспертизу (исполнению государственной функции) (не более 5 рабочих дней), а в случае согласования проекта Административного регламента предоставления государственных услуг – не более 5 рабочих дней;
- начальник отдела по правовому обеспечению (не более 3 рабочих дней), а в случае согласования проекта Административного регламента предоставления государственных услуг (исполнению государственной функции) – не более 5 рабочих дней;
- начальник управления правового и кадрового обеспечения и делопроизводства (не более 1 рабочего дня), а в случае согласования проекта Административного регламента предоставления государственных услуг (исполнению государственной функции) – не более 2 рабочих дней;
- первый заместитель Министра, заместители Министра по курируемым направлениям деятельности (не более 2 рабочих дней).
При наличии замечаний (возражений) у должностных лиц, согласовывающих (визирующих) проект нормативного правового акта Губернатора и Правительства, он в обязательном порядке визируется ими с замечаниями, которые указываются в письменном виде в листе согласования.
В случае внесения в процессе согласования в проект нормативного правового акта губернатора и Правительства существенных изменений проект подлежит повторному согласованию (визированию). Повторное согласование (визирование) не требуется, если при доработке в проект указанных документов внесены уточнения, не меняющие его сути (исправление орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок).
Срок повторного согласования (визирования) проекта нормативного правового акта Губернатора и Правительства после доработки составляет 1 рабочий день.
В случае несоответствия представляемых проектов законодательству Российской Федерации и Челябинской области, управление правового и кадрового обеспечения, не визируя их, дает соответствующее правовое заключение.
В случае разработки проекта нормативного правового акта Губернатора и Правительства или внесений в нормативный правовой акт Губернатора и Правительства по поручению Министра, согласование осуществляется в сроки, установленные Министром в следующем порядке:
- ответственный исполнитель;
- руководитель структурного подразделения, разработавшего проект нормативного правового акта Губернатора и правительства;
- управление правового и кадрового обеспечения;
- первый заместитель Министра, заместители Министра по курируемому направлению деятельности.
Проекты нормативных правовых актов в обязательном порядке проверяются управлением правового и кадрового обеспечения на соответствие нормам законодательства Российской Федерации и Челябинской области.
В случае несоответствия представляемых проектов законодательству Российской Федерации и Челябинской области, управление правового и кадрового обеспечения, не визируя их, дает соответствующее правовое заключение.
101. Ответственность за своевременное направление проекта нормативного правового акта Губернатора и Правительства на согласование (визирование) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р, несут исполнители, подготовившие проект акта.
102. Руководитель структурного подразделения, разработавшего проект нормативного правового акта губернатора и Правительства, отслеживает момент его вступления в законную силу и информирует об этом посредством электронной почты заинтересованные структурные подразделения и отдел по правовому обеспечению.
Поступившие на согласование в Министерство проекты нормативных правовых актов с пояснительной запиской направляются на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения, в том числе в обязательном порядке в управление правового и кадрового обеспечения, заместителям Министра.
Указанные проекты актов рассматриваются в сроки, установленные Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Челябинской области и органах исполнительной власти Челябинской области, утвержденной распоряжением Губернатора Челябинской области от 19.04.2012 г. № 410-р.
При наличии возражений проекты актов визируются с замечаниями. Замечания оформляются на бланке Министерства, подписываются Министром (заместителем Министра) и направляются головному исполнителю вместе с согласованным проектом акта (его копией).
Оформление замечаний осуществляют заместитель Министра или структурное подразделение, являющееся головным исполнителем по рассмотрению проекта акта в Министерстве.
ХIV. Участие Министерства в законопроектной деятельности
103. Участие Министерства в законопроектной деятельности Правительства осуществляется в соответствии с распоряжением Губернатора Челябинской области от 25.03.2015 г. № 284-р «О Регламенте Правительства Челябинской области», постановлением Законодательного Собрания Челябинской области от 26.11.2015 г. № 157 «О Регламенте Законодательного Собрания Челябинской области».
104. Работа по координации законопроектной деятельности в Министерстве возлагается на отдел по аграрной политике.
Разработка проектов федеральных законов и законов Челябинской области осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию Министерства области по поручению соответствующих государственных органов и должностных лиц.
Организация разработки проектов вышеназванных актов осуществляется первым заместителем Министра, заместителями Министра и руководителями структурных подразделений по направлениям их деятельности, которые определяют специалиста, ответственного за разработку и согласование законопроектов.
Законопроекты в обязательном порядке проверяются управлением правового и кадрового обеспечения на соответствие нормам законодательства Российской Федерации и Челябинской области.
В случае несоответствия представляемых проектов законодательству Российской Федерации и Челябинской области, управление правового и кадрового обеспечения, не визируя их, дает соответствующее правовое заключение.
105. Проекты федеральных законов и законов Челябинской области, предоставленных законодательными и исполнительными органами Челябинской области в Министерство, рассматриваются заместителями Министра и структурными подразделениями по направлениям их деятельности, управление правового и кадрового обеспечения осуществляет в установленном порядке правовую экспертизу представленных проектов.
XV. Взаимодействие Министерства с органами государственной власти
Челябинской области
107. Взаимодействие Министерства с органами государственной власти Челябинской области осуществляется в рамках исполнения полномочий Министерства, определенных Положением о нем.
Заместители Министра, структурные подразделения Министерства взаимодействуют с органами государственной власти, участвуя в законопроектной деятельности, работе с депутатскими запросами, а также в заседаниях комитетов, комиссий и групп.
108. Во взаимодействии с высшими органами исполнительной власти Челябинской области Министерство осуществляет исполнение их поручений в соответствии с правами, предоставленными ему Положением о Министерстве и нормативными правовыми актами Челябинской области.
Исполнение поручений Губернатора, заместителей Губернатора, Правительства организуется Министром или лицом, его замещающим.
109. Организация своевременного доведения поручений до исполнителей - структурных подразделений Министерства и осуществление контроля исполнения поручения возлагается на отдел делопроизводства.
110. Министерство участвует в подготовке документов к рассмотрению на заседаниях Правительства в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Министр вправе возложить подготовку документов на заместителей Министра, осуществляющих руководство соответствующим направлением деятельности.
XVI. Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Министерства
111. Министерством в соответствии с законодательством Российской Федерации созданы доступные для общего пользования информационные ресурсы по вопросам деятельности Министерства.
Информация о деятельности Министерства подлежит опубликованию в установленном порядке на сайте Министерства, имеющим адрес в сети «Интернет» www.chelagro.ru, и на информационных стендах в помещениях, занимаемых Министерством. Размещение этой информации осуществляется в установленном приказом Министерства порядке.
112. Перечень сведений о деятельности Министерства, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования, утверждается Министром.
113. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном приказом Министерства порядке.
Министр А.В. Кобылин
